L’état civil en Colombie-Britannique : un exemple à suivre ?

L’état civil britanno-colombien offre un service de qualité à moindre coût grâce aux déclarations de naissance par internet, à la centralisation des données, et à la délivrance des copies d’actes à titre onéreux sur internet. Le service est assuré par une agence provinciale entièrement autofinancée et même bénéficiaire.

BC Vital Statistics Agency, le service de l’état civil de la Colombie-Britannique, est une agence qui dépend du ministère de la santé de la province. Elle n’emploie qu’une centaine d’agents à travers la province qui compte 4,6 millions d’habitants pour un territoire grand comme presque deux fois la France. La plupart travaillent au siège de l’Agence, à Victoria, la capitale historique, politique et administrative de la Colombie-Britannique. Vancouver, la grande métropole de l’Ouest du Canada, 3ème agglomération du pays après Toronto et Montréal, ne compte qu’une petite équipe d’une dizaine d’agents. BC Vital Statistics Agency n’a qu’un autre bureau, situé à Kelowna, la seule autre véritable agglomération de la province. En 2014, elle a dégagé un bénéfice net de plus de 2,2 millions de dollars canadiens, soit plus d’1,65 millions d’euros.

Comment est-ce possible ? Grâce à la centralisation des données, aux déclarations de naissance par internet, et à la délégation de la célébration des mariages, qui limitent le nombre d’agents nécessaires pour assurer le service, et grâce à la délivrance des copies d’actes à titre onéreux en ligne, qui en assure l’autofinancement.

Une organisation rationnelle, moderne et efficace du service de l’état civil qui permet d’en limiter le coût

La centralisation des données d’état civil

Au Canada, l’état civil n’est pas communal, comme en France, mais provincial. La base de données de l’Agence contient tous les actes d’état civil de Colombie-Britannique, ce qui permet à la fois de rationaliser la conservation et l’exploitation des actes, d’obtenir des économies d’échelle, et de mieux lutter contre la fraude.

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Délivrance d’actes d’état civil en Colombie-Britannique (PDF - 516.1 ko)

95% des naissances déclarées par internet

Depuis le 1er août 2012, les naissances peuvent légalement être déclarées en ligne, c’est-à-dire derrière son écran d’ordinateur, en dehors de tout contact physique avec un officier ou un agent de l’état civil, sauf si :

  • l’enfant a été conçu par procréation médicalement assistée (PMA), ou est le produit d’une gestation pour autrui (GPA), pratique légale si le consentement de la mère porteuse est établi avant la naissance et confirmé après la naissance ;
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Législation GPA en Colombie-Britannique (PDF - 99.9 ko)
  • l’enfant a plus d’un an ;
  • le(s) parent(s) n’ont pas accès un internet.

Les données renseignées en ligne par le(s) parent(s) (Registration of Live Birth - enregistrement de naissance vivante) sont croisées avec celles communiquées à l’Agence par l’hôpital, ou, la sage-femme si la naissance a eu lieu à domicile (Notice of Birth - Avis de naissance, indiquant le nom de la mère, et la date et le lieu de naissance). Les avis de naissance sont encore envoyés à l’Agence par courrier, mais il est question de les dématérialiser également.

De fait 95 % des naissances sont aujourd’hui déclarées par internet. Tout le travail de saisie des données relatives à ces naissances est donc réalisé par les parents, et non par les agents de l’état civil. Ce système ne semble pourtant pas engendrer de fraude.

La délégation de la célébration des mariages

En Colombie-Britannique, les mariages ne sont pas célébrés par des élus, comme en France. Les mariages religieux sont célébrés par des officiants religieux autorisés par l’Agence, et les mariages civils par des "commissaires de mariage" (Marriage Commissioners) qui sont nommés par le directeur général de l’Agence mais qui ne sont ni employés ni payés par l’Agence. Sélectionnés sur des critères de disponibilité, ils sont souvent retraités ou semi-retraités, et viennent de tous les horizons. Les commissaires de mariage se déplacent et célèbrent les unions dans le lieu choisi par les mariés.

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Se marier en Colombie-Britannique (PDF - 788.6 ko)

La célébration du mariage suppose l’obtention préalable d’un permis de mariage valable trois mois qui coûte $100, soit 74,6 €. Le commissaire de mariage perçoit un droit de $75, soit 55,95 € et en reverse 19 € à l’Agence. Il peut également demander aux mariés de l’indemniser de ses frais de transport, le cas échéant.

L’officiant religieux ou le commissaire de mariage renseigne et signe avec les mariés le formulaire de permis et d’enregistrement de mariage (Mariage Licence and Registration of Marriage), puis le communique à l’Agence qui saisit les données dans sa base et délivre le certificat de mariage. Il n’existe aucune différence juridique entre mariage religieux et mariage civil.

La déclaration de naissance par internet épargne par ailleurs à l’usager un déplacement au bureau d’état civil, qui, dans une province peu densément peuplée comme la Colombie-Britannique, peut se trouver très loin de son domicile. Cela permet aussi au service de l’état civil de ne pas disperser ses effectifs sur tout le territoire, et au contraire de les concentrer pour augmenter la productivité.

Un service entièrement financé par l’usager qui paye en ligne les copies d’actes

En 2014 l’Agence a délivré les certificats suivants :

Naissances 127,889
Mariages 36,666
Décès 81,394

Les copies d’acte d’état civil et les certificats de changement de nom sont commandés en ligne sur le site de l’Agence. Les certificats d’état civil coûtent $27, soit 20,14 €, tandis que les certificats de changement de nom coûtent $137, soit 102,20 € (https://www.vs.gov.bc.ca/admin/fees.html).

Dans ces conditions, les recettes perçues par l’Agence en 2014 peuvent être estimées à près de 10 millions de dollars canadiens (7,46 millions d’euros), pour un budget de dépenses de 7,246 millions de dollars canadiens (5,4 millions d’euros) alloué par le ministère de la santé de Colombie-Britannique. L’état civil de la province est donc non seulement entièrement autofinancé, il est même bénéficiaire d’au moins 2,2 millions de dollars canadiens (soit plus d’1,65 millions d’euros) qui abondent le budget du ministère de la santé.

Le service public de l’état civil ne coûte donc rien au contribuable britanno-colombien puisqu’il est entièrement financé par l’usager à un prix très raisonnable.

Dernière modification : 07/04/2015

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